Reuniões no calendário demorando para aparecer ou atualizar

  

Em um estranho cenário, recebíamos constantemente lamentações da secretaria de um diretor. Essa dizia que as reuniões atualizadas ou canceladas por usuarios de domínios externos à esse diretor demoravam muito para aparecer no calendário dele. Ela relatava que muitas vezes chegava a demorar horas ou até mesmo dias. Isso ocorria por exemplo com atualizações do local da reunião, ou também com o cancelamentos.

Troubleshooting:

O primeiro troubleshooting foi entender se isso não poderia ser um problema no Outlook da secretaria. Para isso nos mudamos o mesmo de modo cache a modo online, mas o problema persistiu. Igualmente no OWA, ela ainda assim relatava problemas de atrasos na atualização do calendário.

O segundo troubleshooting foi a nível SMTP. Talvez possam se perguntar, mas porque a nível SMTP? Pois apesar de apontamentos/invites não serem propriamente e-mails, eles são enviados como se fosse um e-mail, usando o protocolo SMTP. Depois que um invite chega na mailbox, o Exchange vê que aquela mensagens contém atributos no qual a difere, e assim a converte em reunião. No caso de reuniões que já tiveram seu invite aprovado, o organizador ao realizar alguma alteração, a mensagem deve chegar na caixa de entrada do participante, e rapidamente o Exchange devera converter essa mensagem em evento e atualizar o calendário.

Fiz um Message Tracking e comparando os horários no qual um cancelamento foi realmente enviado. De fato validei que não era um problema de atraso no envio ou SMTP. A mensagem entrava em nossa organização segundos após o cancelamento da reunião. O problema era que apesar de entrar na organização, essa mensagem não era convertida em reunião.

Causa:

Após validar que o Exchange 2010 não estava convertendo a mensagem em reunião, precisei entender o porquê ocorria depois de algum tempo e não instantaneamente.

Ocorre que o processo de conversão de mensagens em reunião pode ser feito de duas maneiras, diretamente no Exchange Server ou no Outlook.

Para o Outlook realizar essa conversão, obviamente o mesmo deve estar aberto. Ocorria que o diretor em questão usava poucas vezes o Outlook, já que viajava muito e acabava usando seu e-mail no celular.

Em contrapartida no Exchange Server 2010, é necessário habilitar um atributo que se chama ProcessExternalMeetingMessages para que o mesmo possa fazer a conversão. Ele pode ser habilitado através do powershell com o comando:

Set-CalendarProcessing -Identity "Mailbox" -ProcessExternalMeetingMessages:$True

Ou também através da console gráfica, abrindo a mailbox e flegando a opção:

“Process meeting request and responses originating outside the Exchange organization”