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Reuniões no calendário demorando para aparecer ou atualizar

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Em um estranho cenário, recebíamos constantemente lamentações da secretaria de um diretor. Essa dizia que as reuniões atualizadas ou canceladas por usuarios de domínios externos à esse diretor demoravam muito para aparecer no calendário dele. Ela relatava que muitas vezes chegava a demorar horas ou até mesmo dias. Isso ocorria por exemplo com atualizações do local da reunião, ou também com o cancelamentos.

Troubleshooting:

O primeiro troubleshooting foi entender se isso não poderia ser um problema no Outlook da secretaria. Para isso nos mudamos o mesmo de modo cache a modo online, mas o problema persistiu. Igualmente no OWA, ela ainda assim relatava problemas de atrasos na atualização do calendário.

O segundo troubleshooting foi a nível SMTP. Talvez possam se perguntar, mas porque a nível SMTP? Pois apesar de apontamentos/invites não serem propriamente e-mails, eles são enviados como se fosse um e-mail, usando o protocolo SMTP. Depois que um invite chega na mailbox, o Exchange vê que aquela mensagens contém atributos no qual a difere, e assim a converte em reunião. No caso de reuniões que já tiveram seu invite aprovado, o organizador ao realizar alguma alteração, a mensagem deve chegar na caixa de entrada do participante, e rapidamente o Exchange devera converter essa mensagem em evento e atualizar o calendário.

Fiz um Message Tracking e comparando os horários no qual um cancelamento foi realmente enviado. De fato validei que não era um problema de atraso no envio ou SMTP. A mensagem entrava em nossa organização segundos após o cancelamento da reunião. O problema era que apesar de entrar na organização, essa mensagem não era convertida em reunião.

Causa:

Após validar que o Exchange 2010 não estava convertendo a mensagem em reunião, precisei entender o porquê ocorria depois de algum tempo e não instantaneamente.

Ocorre que o processo de conversão de mensagens em reunião pode ser feito de duas maneiras, diretamente no Exchange Server ou no Outlook.

Para o Outlook realizar essa conversão, obviamente o mesmo deve estar aberto. Ocorria que o diretor em questão usava poucas vezes o Outlook, já que viajava muito e acabava usando seu e-mail no celular.

Em contrapartida no Exchange Server 2010, é necessário habilitar um atributo que se chama ProcessExternalMeetingMessages para que o mesmo possa fazer a conversão. Ele pode ser habilitado através do powershell com o comando:

Set-CalendarProcessing -Identity "Mailbox" -ProcessExternalMeetingMessages:$True

Ou também através da console gráfica, abrindo a mailbox e flegando a opção:

“Process meeting request and responses originating outside the Exchange organization”

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2 comentários sobre “Reuniões no calendário demorando para aparecer ou atualizar

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